CRM資料匯入的最佳實務

高長瑞
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手上有一份顧客名單，要如何快速的匯入Salesforce CRM，這篇文件帶您從頭操作一遍。

開始之前

2個準備項目：

  1. 熟悉Excel操作，能夠熟用樞紐分析、Vlookup函數、自動篩選等功能
  2. 知道如何使用Salesforce匯入工具

第1步 欄位的定義

清楚的欄位定義，將幫助

  • 清楚顧客資料庫的結構
  • 清楚如何搜尋與收集CRM顧客資料
  • 清楚名單品質的管理
  • 建立資料的標準化，因此，將利於後續CRM分析以及顧客資料的再利用
  • 未來管理CRM變得更加容易

省略欄位定義，資料仍然可以匯入，但是後果將是

  • 不清楚主要欄位，因此資料無法正確的匯入
  • 匯入失敗，必須重新重新定義欄位
  • 有資料，資料很多，但是無法分辨，也無法處理
  • 資料匯入錯誤
  • 剛開始資料品質小亂，將來更加混亂，最後難以處理
  • 資料匯入之後再進行欄位定義的成本高於匯入前就將欄位定義清楚
  • 造成使用者混淆，不曉得該怎麼查詢、輸入與使用CRM
  • 惡夢連連，因此，第一步欄位定義需要先規範清楚

第2步 清理資料

資料如何清理

  • 重複資料要挑出，整併或刪除
  • 資料內容的規範，例如：電話號碼的格式、縣市名稱的統一規範
  • 錯字更正，例如：Saleforce –> Salesforce
  • 確認必填欄位是否有值
  • 確認唯一欄位的資料是否重複
  • 統計資料筆數

第3步 決定資料交換的格式

如何決定

  • 根據資料來源
  • 根據資料性質
  • 根據資料筆數
  • 根據要匯入的物件

注意事項

  • 使用CSV檔案作為資料交換，建議使用Unicode (UTF-8)格式，避免中文難字掉字問題

第4步 小筆數的匯入嘗試是必須的

  • 多數Salesforce CRM啟用流程自動化功能，因此需要先進行小筆數5 ~ 10筆的匯入，確保大量匯入能夠正確進行
  • 驗證規則的確認
  • 使用Sandbox環境測試匯入，確認匯入100%正確，再進入正式環境的資料匯入
  • 大量資料匯入時，可先將Trigger以及Workflow規則暫時關閉

第5步 上線使用與持續維護

  • 通知使用者匯入成功，說明如何使用
  • 設定記錄檢視與檢視規則
  • 報告與顯示面板
  • 關聯性欄位
  • 選項清單
  • 資料驗證規則
  • 重複資料整併與刪除
  • 欄位安全性與記錄類型
  • 使用者存取權限