管理使用者(1) | 新增使用者、使用者基本資訊的詳細介紹、和刪除(停用)使用者 | Salesforce.com CRM 最新完全手冊(2023)
內容介紹
本篇文章內容包括：
- 如何新增使用者
- 使用者基本資訊的詳細介紹
- 如何刪除(停用)使用者
如何新增使用者
如何新增使用者有二個步驟：
- 新增使用者
- 建立新的檢視
新增使用者
設定路徑：設定 → 使用者 → 使用者 → 新增使用者。
依序地填入新使用者的資訊，然後按儲存。
建立新的檢視
為了更方便、更清楚地 Salesforce CRM 使用者管理，建議增加五個新的使用者檢視。
使用者檢視的設定方式和詳細說明。
| 檢視名稱 | 篩選條件 | 詳細說明 |
|---|---|---|
| 所有使用者 | 不篩選 | 詳列所有的使用者 |
| 系統管理員(管理使用者) | 篩選欄位：設定檔； 運算子：等於； 值：系統管理員 | 一個 Salesforce CRM 經常會有不只一位以上的系統管理員，系統管理員有最高的權限，這個檢視能更清楚地管理你的 Salesforce CRM 的系統管理員 |
| 已啟用使用者 | 篩選欄位：啟用； 運算子：等於； 值：真 | 隨著持續地使用，人員的正常流動，有新的使用者，也有一些是已經離職的使用者，使用者的清單會越來越多。這個檢視設定將幫助更快速地清楚管理有效的使用者帳號。 |
| 已停用使用者 | 篩選欄位：啟用； 運算子：不等於； 值：真 | 你可以另外再建立一個檢視用於管理已經停用的使用者，這些使用者通常是已經離職的員工帳號。 |
| 其它使用者 | 篩選欄位：使用者類型； 運算子：不等於； 值：標準 | 在 Salesforce 裡，不只有 CRM 的使用者，也不只有內部使用者，這個檢視設定是用以管理這些其它的使用者。 |
檢視設定。
使用者基本資訊的詳細介紹
Salesforce CRM 的使用者帳號設定有一些地方你需要知道，詳細介紹如下。
| # | 欄位名稱 | 詳細說明 | 設定範例 |
|---|---|---|---|
| 1 | 姓氏 | 即這名使用者的 Last Name | 李 |
| 2 | 名字 | 即這名使用者的 First Name，可以不填寫 | 大仁 |
| 3 | 別名 | 在一些 Salesforce 頁面，像是報告，可能因為頁面設計，不適合顯示使用者的全名。 別名的預設值是，使用者名字(First Name)的第一個字母和姓氏(Last Name)的前四個字母。 | dlee |
| 4 | 電子郵件 | 使用者的電子郵件位址 | user@yourdomain.com.tw |
| 5 | 使用者名稱 | 是這名使用者的 Salesforce CRM 登入帳號。使用者名稱的格式如同電子郵件，你可以使用該名使用者的電子郵件位址作為使用者名稱，但並不一定是電子郵件位址。 !!注意!! 使用者名稱必須具有唯一性，全世界的 Salesforce CRM 使用者名稱都是唯一的，不允許重複。換句話說，如果你的使用者有一個以上的 Salesforce CRM 帳號，就不能使用同樣的名稱。 因此你可以考慮使用這個格式來替使用者名稱定義： (使用者名稱)@(公司網域名稱).(CRM名稱) | user@yourdomain.com.tw |
| 6 | 暱稱 | 與『別名』相似，但是不同。 在 Salesforce 社群網站，通常是使用者的暱稱，而不是顯示真實姓名。 | 大仁哥 |
| 7 | 標題 | 實際上是職稱。 (備註：這個欄位的原文是 Title，是少數比較不精準的翻譯。) | 經理 |
| 8 | 公司 | 公司名稱 | 顧客力公司 |
| 9 | 部門和分部 | 部門和分部的名稱，這個設定只作為使用者的資訊，不具有其他功能。 使用者依照組織架構的資料存取權限的設定是『角色』。 | 企業一部 |
| 10 | 角色 | 依照組織架構設計是階層式資料存取權限。 例如：主管的角色可以存取部屬的資料。 | 經理 |
| 11 | 使用者授權 | Salesforce CRM 的使用者授權類別，標準 CRM 的使用者授權是 Salesforce。 | Salesforce |
| 12 | 設定檔 | 定義使用者可以使用的 Salesforce CRM 功能。 例如：系統管理員、標準使用者等。 | 標準使用者 |
| 13 | 啟用 | 定義這個使用者帳號是否有效。 在 Salesforce CRM，所有的使用者帳號，在建立之後都無法被刪除，員工離職之後，請將原有的帳號的啟用勾選取消。 | 啟用(勾選) |
| 14 | 行銷使用者 | 定義是否開啟行銷管理的功能。 | 啟用(勾選) |
| 15 | 離線使用者 | 定義是否使用離線功能。 | 啟用(勾選) |
| 16 | Sales Anywhere 使用者 | 舊的 Salesforce Mobile 功能，對新的 Salesforce 已經沒有作用。 | 啟用(勾選) |
| 17 | 知識使用者 | 定義是否開啟知識管理的功能。 | 啟用(勾選) |
| 18 | 允許預測 | 定義是否開啟銷售預測的功能。 | 啟用(勾選) |
| 19 | 電子郵件編碼 | 避免電子郵件的內容掉字或產生亂碼，建議使用萬國碼 Unicode (UTF-8)。 | Unicode (UTF-8) |
| 20 | 地區設定(時區/地區設定/語言) | 這是使用者個人介面的地區設定，請依照實際情況設定。 使用者帳號建立之後，使用者可以自行修改設定。 | GMT +08:00 Asia/Taipei 中文 (台灣) 中文 (繁體) |
| 21 | 委派的批准者 | Salesforce CRM 內建工作批核流程，當使用者休假的時候，委派的批准者將代理他的批核工作。 通常是這名使用者的職務代理人。 | (職務代理人) |
| 22 | 經理 | 批核流程的上層主管。 通常是這名使用者的直屬主管。 | (直屬主管) |
| 23 | 接收批准要求電子郵件 | 接收批准要求電子郵件的設定。 | 只有當我是批准者時 |
如何刪除(停用)使用者
Salesforce CRM 的使用者帳號是無法刪除，已經離職員工的帳號是設定為停用。
設定方式：編輯該名員工的使用者帳號 → 取消『啟用』的勾選。
此外，你也可以『凍結』功能，暫時性地停止該使用者的 Salesforce CRM 帳號的登入。差別在於，『凍結』的使用者仍然計算使用者授權數，要釋放使用者授權，必須使用『停用』功能。
在停用使用者之前，你可能需要先將該使用者凍結，將他/她原本的 CRM 工作轉移到職務代理人，再進行停用的設定。