中文顧客關係管理 CSV 檔案完整介紹 | Microsoft Excel、OpenOffice Calc 與 Google Sheet 的使用訣竅與實際對決
內容介紹
- 數位化的編碼是電腦問世開始的最基本功能。
- 演變至今，現代的數位編碼建議使用 Unicode (UTF-8)。
- 常用軟體的使用訣竅，包括：Microsoft Excel、OpenOffice Calc、以及 Google 試算表。
- 完整介紹與操作示範的影片。
資料數位化編碼
電腦是由許多的電子元件組成，每個電子元件就是一個開關。
通常會使用是 8 個開與關為一組，來編碼一個字元或符號。
你可以將他們想像成是 8 個燈號，像是這樣子：
◍ ◍ ◉ ◍ ◉ ◉ ◍ ◍
就像是船舶的燈號、摩斯碼、或者旗號的作用一樣，電腦上的資料也是使用相同的技術來記錄和處理資料。
因此，數位化世界也稱為是二進位的世界。
0 是◍(關)、1 是◉(開)。
使用電腦，在輸入一個英文字母或是阿拉伯數字的時候，電腦會先將輸入的資料，透過數位化的編碼轉換為實際儲存在電腦裡的數位碼。
例如：
阿拉伯數字的 1，經過數位化，實際上電腦裡面，是轉換成為，0 0 1 1 0 0 0 1。
阿拉伯數字的 2，經過數位化，實際上電腦裡面，是轉換成為，0 0 1 1 0 0 1 0。
英文子母也是一樣。
大寫的英文字母 A，在電腦數位化的世界裡是，0 1 0 0 0 0 0 1。
大寫的英文字母 B，在電腦數位化的世界裡是，0 1 0 0 0 0 1 0。
這個編碼方式稱為 ASCII，是電腦時代最早，也是至今最廣泛被使用的編碼方式。
因為 ASCII 是使用 8 個 0 與 1 來進行編碼，因此，最多可以定義的字元或符號是 2 的 8 次方，也就是 256 個。
在隨後的幾年，國際標準化組織 ISO 以 ASCII 為基礎，發展出了 ISO 8859-1 編碼方式，它一共收納了 191 個字元或符號。
在使用英文體系的歐美國家，語言文字都是由字母所組成，這個編碼已經足夠 99.9% 以上的使用。
像是英文字母，26 個大寫的 A 到 Z，小寫的 a 到 z，阿拉伯數字 0 到 9，以及常用的符號，全部加起來也不過 100 個。
中文編碼
在中文世界，中文字是圖像文字，並不像是英文字都是由 26 個字母組成，光是常用的中文字就超過 10,000 個，這個數量遠遠超過 ISO 8859-1 的編碼能力。
在 1983 年，為了推廣個人電腦，由資策會與當時民間的電腦廠商共同合作開發了 Big 5 編碼，收納約 13,053 個字與 441 個符號。
在當時，Big 5 的推出，解決了各個中文電腦系統之間內碼不相容的問題。
Big 5 是由業界主導開發，而不是由官方制定。
Big 5 編碼是使用 2 組 8 位元，也就是一共 16 個 0 與 1 來進行編碼。
例如：
顧客的顧，使用 Big 5 編碼是，1 1 0 0 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1。
相對於繁體中文的世界是使用 Big 5，簡體中文的世界則有 GB2312 編碼方式。
中文編碼的三個大問題
第一、繁體中文與簡體中文之間彼此不相容；
第二、掉字，尤其容易發生在顧客的姓名，像是歌手陶喆的喆是哲的異形字，在 Big 5 不支援，其他包括啟發的啟和啓，山峰的峰和峯，以及游錫堃的堃…等等；
第三、現在的顧客資料會出現更多的符號，也需要支援更多國家的語文與文字；
因此，Big 5 已經不足夠使用！
萬國碼 Unicode (UTF-8) 介紹
萬國碼 Unicode (UTF-8) 是一個變動長度的編碼方式，可編碼的字數高達二百萬個以上。
使用 Unicode (UTF-8) 解決中文字掉字問題，同時支援更多語文文字、符號。
不過，處理同樣的資料，資料量和檔案大小都會增加。
例如：
顧客的顧，同一個字。
使用 Big 5 編碼是，1 1 0 0 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1。
使用 UTF-8 編碼是，1 1 1 0 1 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 1 1 1。
實際測試，使用Unicode (UTF-8)的資料量與檔案大小，增加 119% ~ 134%。
在個人電腦剛開始推廣的時代，運算速度與儲存空間都是寶貴的資源，絕大多數的常用中文字都可以使用 Big 5 編碼，相對起來，使用了 3 組 8 位元的 Unicode (UTF-8) 顯得浪費資源。
但是，對於現代的電腦運算能力與儲存空間，這個差別已經影響不大。
因此，即便是中文的 CRM 顧客關係資料，建議使用 Unicode (UTF-8)，也就是萬國碼作為編碼方式。
接下來是實際使用三種常用的軟體，示範操作中文顧客關係管理 CSV 檔案的一些訣竅。
Microsoft Excel
首先是 Microsoft Excel，雖然 Excel 是最廣泛被使用的資料處理軟體，但是，使用 Excel 建立 Unicode (UTF-8) 中文顧客關係管理 CSV 檔案的時候，有地雷，要避開！
使用 Excel 建立中文 UTF-8 CSV 檔案
使用 Microsoft Excel 建立 CSV 檔案，要使用『另存新檔』的方式操作。
不要直接使用『匯出』功能，這是中文 UTF-8 CSV 檔案的地雷，要避開，否則匯出的中文顧客關係資料是亂碼。
正確的操作步驟：
檔案 → 另存新檔 → 檔案格式選擇 “CSV UTF-8 (逗號分隔) (*.csv)”。
使用 Excel 開啟中文 UTF-8 CSV 檔案
Excel 無法直接開啟中文 UTF-8 的 CSV 檔案，即便是最新版本的 Excel 也是。
使用 Excel 開啟中文 UTF-8 的 CSV 檔案的方式是使用『資料匯入』的方式。
正確的操作有二個步驟：
第一步，先開啟 Excel，並新增一個『空白活頁簿』。
然後，執行資料匯入，點：資料 → 從文字/CSV，執行匯入。
OpenOffice Calc
使用 OpenOffice Calc 建立中文 UTF-8 CSV 檔案
相較於 Excel 建立中文 UTF-8 CSV 檔案可能會遇到地雷，使用 OpenOffice Calc 則比較安全且直覺。
OpenOffice Calc 的操作步驟是，首先，檔案 → 另存新檔 → 存檔類型選擇『Text CSV (.csv) (*.csv)』。
接著選擇以 Unicode (UTF-8) 為編碼方式。
使用 OpenOffice Calc 開啟中文 UTF-8 CSV 檔案
使用 OpenOffice Calc 開啟中文 UTF-8 CSV 檔案的操作步驟也比較簡單，不像是 Excel 需要先新增空白活頁簿，然後再匯入。
OpenOffice Calc 可以直接而且正確地開啟中文 UTF-8 CSV 檔案。
在 YouTube 影片有完整的操作過程。
Google 試算表
使用 Google 試算表 建立中文 UTF-8 CSV 檔案
Google 試算表是雲端服務，不是本機端的軟體，因此沒有另存新檔的功能。
使用 Google 試算表 建立中文 UTF-8 CSV 檔案是使用『下載』功能。
操作路徑：檔案→下載→逗號分隔值檔案 (.csv)。
使用 Google 試算表 開啟中文 UTF-8 CSV 檔案
Google 試算表是使用匯入的方式來開啟本機端的中文 UTF-8 CSV 檔案。
操作步驟與 Microsoft Excel 相似，需要先建立一個完全空白的試算表，然後進行檔案的匯入。
