[Salesforce功能] 銷售機會的主要欄位

本文介紹Salesforce銷售機會的10個主要欄位,以及如何使用這些欄位管理您的銷售專案。

Salesforce銷售機會的基本欄位
Salesforce銷售機會的基本欄位

什麼是銷售機會

Salesforce CRM是一套管理顧客關係旅程的軟體,她包括企業與顧客最初的關係建立,一直到交易實現的過程。

在Salesforce這套軟體上使用的名詞,與我們一般習慣有些許不同,在此先說明。

  • Salesforce稱商機,實際上是我們習慣稱呼的「潛在顧客」,或是稱為「準客戶」
  • Salesforce稱機會,則是銷售專案,既是專案,因此有目標、範圍、時間、金額;相對的,商機則沒有
  • 商機機會不同,商機既然是準客戶,因此她經常是一份名單或是名片;在Salesforce的定義,所謂商機是未經確認的生意,因此不會有金額

因此,銷售機會即是顧客關係的銷售專案管理,Salesforce稱為機會,英文是Opportunity,為減少誤會,也為了正名,站長使用「銷售機會」稱之。

機會擁有者

即這筆銷售專案的負責同仁,關於這筆銷售紀錄的存取權限,即是依據機會擁有者來決定。

在Salesforce CRM這套軟體,所有的紀錄,都會有最多一位擁有者,銷售機會也是如此。

那麼在協同銷售的情況下,機會是不是就不能共享?答案是可以的。機會擁有者可以將特定的銷售機會分享給其他同仁,系統管理者也可以設定銷售團隊,讓機會自動的共享。

專用

這個選項是用來保護您自己擁有的銷售機會。

若您不想要共享特定的一筆銷售機會,就請勾選專用欄位。

但請注意,即便您將專用欄位打勾,您的直屬主管以及系統管理員,仍然有權限存取您的這筆銷售機會。

金額

這個欄位並不是訂單金額,而是在銷售專案開始時,判斷該銷售機會的可能金額。它是一個最佳預估值,可能是提案合約的估值、經驗值、經銷商報備的金額。

金額欄位的使用,有二種使用情境:

  • 機會有附掛產品
  • 沒有附掛產品

先介紹沒有附掛產品的情況。

金額欄位需要在一開始手動建立,在後續的銷售專案過程,仍然可以編輯。

銷售機會的金額也是用來管理銷售預測的主要數據,因此,未求業務管理的穩定性,在填寫金額時,還是要填寫一個最可能的金額,除非必要盡量不修改。

系統預設並沒有限制金額欄位是必填欄位,但站長建議您要使用驗證規則,設定金額是必填欄位。設定方式請參考這篇文章

當您的銷售機會有附掛產品,那麼系統會根據產品的單價與數量,自動計算銷售機會的金額,您將無法直接編輯銷售機會的金額。

預期收入

它並不是一般人直覺認為的真正贏率,事實上,這種贏率也並不存在,未來永遠有變數,業務銷售尤其如此,沒有”真正贏率”這樣的概念,既稱為贏率,就是一種機率,根據特定管理邏輯,有各自的定義。

Salesforce CRM軟體的定義,預期收入是根據金額與銷售進行的階段,直接計算。

它不考慮銷售專案的類型,確實有些類型的專案,贏率比較高,例如熱銷品,但這並不是Salesforce CRM軟體對預期收入的定義方式。

預期收入也不考慮,銷售員的資歷,您會說資深的銷售員的贏率比較高,但這並不是Salesforce CRM管理預期收入的方式,事實上,我們也難以管理所謂資深資淺的贏率,資深銷售員的機率比較高,這是種經驗常識,但它無法轉換成數字,無法落實在管理的執行。

Salesforce CRM定義預期收入的邏輯,單純而且很容易落實在管理上,並且適用於各行各業,不論公司規模大或是小,它就只有二個變數,金額與階段。

每個銷售階段必然對應一個機率值,金額乘以階段的機率值,就是預期收入的金額。

那已經有階段欄位就好了,多了預期收入這個欄位有什麼特殊的義義嗎?答案是有的。

當我們企業,正進行的銷售專案數個,每一個進行的進度都不一樣,有的已經進行到合約談判階段,有的只是剛剛開始。

在管理銷售預測時,使用預期收入來管理,會比較正確的反應,公司正進行的所有銷售專案的整體可能收入。

結束日期

前述已經說明銷售機會就是一個銷售專案,所有專案都需要有預期完成日期,同樣的銷售機會也是,這就是結束日期。

Salesforce中文翻譯可以再加強,若是翻譯為預計完成日,會更容易被一般大眾理解。

結束日期也是用於Salesfoce業務管理的主要欄位,關於結束日期的管理,站長有篇文章專門討論結束日期的管理。

階段

這是一個下拉式選單欄位,也是一個必填欄位。

Salesforce CRM軟體使用這個選單欄位來管理銷售專案的進行進度。

您可以根據企業實際的銷售流程,重新定義企業專屬的銷售階段,更詳細關於銷售機會階段的介紹與如何使用,請閱讀這篇文章

當一個銷售專案提早贏單(Closed and Won),使用者儲存銷售機會的同時,系統會自動更新結束日期為當天的日期。

機率

這是一個自動欄位,它是直接與銷售階段對應。

在Salesforce CRM軟體上,每個階段皆對應各自階段的可能機率,越接近專案結束的機率值越高,反之,剛開始的階段的可能機率越低。

這個機率的概念是根據行銷科學的邏輯,任何一個銷售都如同生命,從開始到結束,越剛開始,機率越低,越接近完成,機率就越高。

機率的值可以由使用者自行定義與修改。

Salesforce CRM標準的階段與對應的機率
Salesforce CRM標準的階段與對應的機率

預測種類

每個階段也對應個別的預測階段,這是一個設定在階段欄位裡的隱藏欄位。

預測種類的5個選項
預測種類的5個選項

它有5個選項,您可以依照企業實際的銷售預測管理模式,與銷售階段進行對應,對應方式是依據階段機率的高低。

  • Pipeline是剛建立的機會,機率較低的,大部分階段都是對應在Pipeline
  • Best Case是已經有把握能夠贏單的階段,例如已經進入提案
  • Commit則是更有把握,已經獲得買方承諾,例如已經進入合約議價
  • Closed是贏單,是已經100%確定能夠實現的預測
  • Omitted是丟單,所以預測時不統計

這個欄位的主要用途是在銷售機會報告與銷售預測的管理。

您可以將預測種類視為是銷售專案管理的主要里程碑。

機會名稱

即銷售專案的名稱,得依公司各自的專案管理規範進行設定。

站長建議不要小看這個規範,也就是,每家公司使用Salesforce都建議要制定統一的機會名稱的命名規範,因為,當我們將來要搜尋機會時,才有統一的方式,也就才能夠很方便的搜尋到要找的機會。

帳戶名稱

每個銷售機會都對應到各別的帳戶,即顧客公司。

Salesforce CRM的管理方式,銷售機會不會單獨存在,它一定是附掛在顧客公司上。

因此,建立新的銷售機會之前,一定要先建立顧客公司,即Salesforce CRM軟體的帳戶。

那麼,您如果還需要更多關於Salesfore銷售機會使用的協助與諮詢,歡迎在這裡留言,與我們連絡。