Category Archives: Salesforce功能

[Salesforce功能] IF與CASE函數

使用Salesforce函數,什麼時候使用IF()函數?什麼時候使用CASE()函數?

示範一個例子,使用IF()函數

使用IF()函數
使用IF()函數

換成使用CASE()函數

使用CASE()函數
使用CASE()函數

還可以繼續改寫

還可以這樣子寫
IF()函數有更大的彈性,因此還可以這樣子寫

您可以看到IF()函數與CASE()函數的差別。

  • CASE()函數比較精簡
  • IF()函數比較彈性

主要興趣是科學方法,熱愛學習,對人具有熱忱、熱於從事服務,因此專職於CRM領域發展,曾任職電信公司客服部門與企業管理顧問公司,本身著重於實務,習慣動手做(hands-on),自學Salesforce CRM有成,目前是CRM獨立顧問,秉持自利利人的精神經營「CRM2.tw」園地,分享並推廣新的CRM策略、實務、學習資源。

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[Salesforce訣竅] 判斷系統管理員設定檔的公式

在設計驗證規則公式的時候,但又不想要限制系統管理員,有個小訣竅。

同樣的驗證規則只要加上這行,就可以做到。

這行公式使用$Profile.Name變數,判斷是不是系統管理員。

不過,若是這樣子寫,在不同語言的環境下,要依照語言設定來改寫,因此很容易發生問題。

要避免,只要使用$Profile.Id變數,取代$Profile.Name,這樣改寫。

這裡的”00e28000000lXnd”是系統管理員設定檔的識別碼,每一個Salesforce Org都不同,因此使用時,要先知道自己Org的設定檔識別碼。

系統管理員設定檔的識別碼
系統管理員設定檔的識別碼

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[Salesforce功能] Data Loader的UTF-8設定

台灣的Salesforce使用者,為了確保中文資料匯入匯出都正確,因此使用Data Loader一定要在設定裡,將這二個選項勾選起來。

  • Read all CSVs with UTF-8 encoding
  • Write all CSVs with UTF-8 encoding
Data Loader的UTF-8設定
Data Loader的UTF-8設定

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[Salesforce功能] 2種資料匯入基本工具

Salesforce提供2種基本的資料匯入工具:

  • 資料匯入精靈
  • Data Loader

那什麼時候使用哪種匯入工具呢?

資料匯入精靈

使用匯入精靈的特性是不需要安裝任何程式,直接在雲端上,就能完成資料匯入。

但是使用資料匯入精靈,一次最多只能匯入50,000筆資料。

資料匯入精靈
Salesforce CRM資料匯入精靈

Data Loader

是Salesforce提供的標準資料管理程式。

需要另外在電腦上安裝使用。

Data Loader 33.0執行畫面
Data Loader 33.0執行畫面

使用建議

站長的建議是,使用Data Loader。

Data Loader簡單易用,而且功能完整,最多可匯入高達500萬筆資料,相當於沒有資料筆數的限制。

並且,資料匯入精靈只提供匯入功能,並沒有資料匯出的功能。一旦,CRM資料處理是雙向,那麼就無法使用資料匯入精靈。

因此,只要是您已經熟悉Salesforce使用,對Salesforce CRM資料結構也已經有概念,那麼就只要學習Data Loader的使用。

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[Salesforce功能] 自訂物件的寄送電子郵件功能

是否能從Salesforce的自訂物件寄送電子郵件,就像是從商機、連絡人寄送一樣?答案是可以的。

以範例示範,有個自訂物件,稱為”學員”,要使用電子郵件功能。

設定自訂物件

首先,自訂物件的活動功能要啟用。

設定步驟 設定 | 建立 | 物件 | (物件名稱) | 編輯 | 允許活動打勾

自訂物件的活動選項
自訂物件的活動選項

新增電子郵件欄位

將電子郵件欄位加到自訂物件。

新增電子郵件欄位
新增電子郵件欄位

傳送電子郵件按鈕

新增自訂按鈕,步驟 設定 | 建立 | 物件 | (物件名稱) | 新增按鈕或連結

新增傳送電子郵件按鍵
新增傳送電子郵件按鍵

按鈕的設定畫面

傳送電子郵件按鈕
傳送電子郵件按鈕

將自訂按鈕加到版面

傳送電子郵件按鈕
傳送電子郵件按鈕

傳送電子郵件

如此,自訂物件就有電子郵件的傳送功能。

自訂物件的電子郵件傳送功能
自訂物件的電子郵件傳送功能

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[Salesforce筆記] Spring’15需要連絡原廠啟用的功能

這些Spring’15的功能升級,則需要連絡Salesforce.com原廠才能啟用。

  • 更方便的帳戶與連絡人匯入功能
  • 人名增加Middle Name與Suffix Name
  • 檔案同步的嚐鮮版
  • 同時將顧客的電子郵件加到不同物件
  • Google+社交客服(嚐鮮版)
  • 新浪微博的社交客服(嚐鮮版)
  • 已停用使用者的記錄建立或編輯
  • 欄位歷程記錄的稽核功能
  • 顧客資料管道(Customer Data Pipeline)的嚐鮮版
  • 個別API程式存取的控制
  • 系統登入的資安鑑識功能(嚐鮮版)
  • 離封修改記錄分享的嚐版功能
  • 自訂中介資料的發布功能更新(嚐鮮版)

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[Salesforce筆記] Spring’15新功能

最近一次Salesforce的改版升級(季度升級)-Spring’15有這些新功能。

2015年的第一次大版本升級:Spring'15
2015年的第一次大版本升級:Spring’15
  • 重複資料管理
  • 銷售員的中控台 (之前只有客服中控台)
  • 帳戶新聞 (只適用於美國企業)
  • 銷售路徑
  • 電子郵件整合的功能升級
  • 新的電子郵件範本
  • Salesforce1智慧手機(行動CRM)也有諸多的更新

大家用力使用Salesforce的新功能吧。

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[Salesforce功能] 業績報告的設定與使用

Salesforce內建業績報告主動提醒功能,本文介紹如何設定與使用這項功能。

首先您只要是使用Sales Cloud專業版以上的版本,都能夠使用這項功能。

角色設定

使用業績報告的第一件事是設定業務管理的角色關係。

只有主管有執行業績報告的權限。

Salesforce CRM做法,讓主管可以定期主動獲得業績報告,再將報告分享轉寄給部門同仁。

系統設定

接下來,系統管理員需要確認銷售機會的更新提醒功能是不是啟用。

檢查步驟是 設定 | 機會 | 更新提醒

設定銷售機會的更新提新功能
設定銷售機會的更新提新功能

啟用業績報告,有時候需要等數個小時以上。

若您已經按照這裡的步驟操作,設定也都正確,但是看到的下面的畫面,那麼請再等一段時間,系統需要數個小時修改權限,有時候需等待多達24小時以上才會生效。

設定都正確,步驟也都正確,仍然看到這樣的畫面,那就需要等到一陣子
設定都正確,步驟也都正確,仍然看到這樣的畫面,那您需要等一下,等系統將資料權限更新

設定我的更新提醒

更新提醒啟用後,在我的設定就會增加提醒設定的功能。

我的更新提醒設定
我的更新提醒設定

業績報告的電子郵件

業務報告的範例
業務報告的範例

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[Salesforce功能] Salesforce搜尋功能介紹

Salesforce CRM內建強大的全文搜尋功能,支援多國語言,因此不論是正體中文、简体中文、日本語にほんご都支援。

Salesforce內建全文搜尋引擎,支援多國語言
Salesforce內建全文搜尋引擎,支援多國語言

但是,您可能不知道Salesforce的搜尋還有這些強大的功能

Salesforce搜尋的基本功能

  • 全域搜尋工具(Global Search)的功能強大,除了公式欄位、加密欄位、對應關係欄位三種特殊欄位不支援,其他幾乎所有在Salesforce CRM的欄位與檔案內容都可搜尋
  • 搜尋字串最少要2個字元以上,例如:只搜尋「C」不可以,至少要搜尋「CR」,但是中文只要一個字就可以搜尋,例如「台」
  • 搜尋不分大小寫,因此,搜尋「CRM2.tw」與「crm2.tw」結果相同

電話號碼快速搜尋

直接示範

電話號碼搜尋功能
電話號碼搜尋功能

範例說明:成功企業公司的電話是02-8888-9123,使用Salesforce搜尋電話,不需要輸入電話號碼的間隔符號『-』,以下五種方式都支援:

  • 完整搜尋,例如:「02-8888-9123」
  • 不輸入號碼間隔符號,只輸入號碼數字進行搜尋,例如:「0288889123」
  • 輸入電話號碼的部分號碼亦可,例如:「8888」「9123」
  • 但是,部分號碼必須是間隔符號中的完整數字,因此只輸入「123」不可

電話號碼的部分號碼搜尋

有時候我們記得顧客的電話號碼,但是可能記錯了,或是不確定完整的號碼,這時候在Salesforce CRM可使用「部分字串搜尋」的功能。

例如:正確的電話號碼是 0912345678,但是記錯記成0912345679,那麼我們可以使用部分字串搜尋找到正確的號碼。

操作方式是使用『*』符號,實際的操作搜尋只要將確定記得的號碼留著,不確定的號碼使用『*』替代。

部分字串的搜尋範例
部分字串的搜尋範例

附件檔案內文的全文搜尋

另一個實用功能是附件的內文搜尋,像是這個範例。

同事將成功企業簡介,整理成Powerpoint上傳到Salesforce,內文包括成功企業的CEO-陳大誠先生的社團資訊。

這個範例搜尋「北區扶輪社」找到成功企業的公司簡介,當其他附件也包含「北區扶輪社」,一樣也能搜尋,因此,我們很容易可以在Salesforce CRM裡面找到與顧客有關的資訊,包括附件檔案的內容。

Salesforce搜尋Powerpoint附件內容
Salesforce搜尋Powerpoint附件內容

縮小搜尋範圍

搜尋結果太多,要縮小搜尋範圍,可以使用「NOT」關鍵字搜尋。

以實際例子介紹,台灣常見的公司形態,分為有限公司與股份有限公司,公司名稱相似,實際不同。

例如我們CRM上有:『成功企業公司』與『成功企業股份有限公司』,我們只要搜尋『成功企業公司』,不要搜尋到『成功企業股份有限公司』,使用Salesforce可以這樣操作。

看圖更容易清楚。

使用NOT關鍵字,縮小搜尋範圍,更精準搜尋
使用NOT關鍵字,縮小搜尋範圍,更精準搜尋

關閉側邊攔搜尋,啟用全域搜尋

全域搜尋工具與側邊欄搜尋工具並無法同時存在。

以上搜尋範例必須使用全域搜尋工具,若是您的Salesforce環境仍使用側邊欄搜尋工具,則建議關閉側邊欄搜尋,啟用全域搜尋。

使用新的全域搜尋工具,取代側邊欄搜尋
使用新的全域搜尋工具,取代側邊欄搜尋

♥貼心提醒:全域搜尋功能與Chatter綁定在一起,您必須啟用Chatter功能,才能使用新的全域搜尋工具。

設定方式:設定 | 自訂 | Chatter | 設定

想要了解更多Salesforce CRM使用訣竅,或是想要站長介紹某一項特定的功能,歡迎在[關於我們]裡面留言,達人帶路,學習更快,留言必回,謝謝。

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Salesforce的特色

有時候會被問到,你接觸CRM有超過10年資歷,為什麼會比較推薦Salesfoce呢?

從第一天接觸Salesforce,站長就問自己這個問題,經過幾年的陸續整理,一共找到這9個Salesforce的特色,也是其他CRM軟體較沒有的。

  1. Salesforce不只提供CRM雲端化,因此便利、隨時隨地,而且她的功能相當人性化,使用Salesforce是很直覺,因此很容易上手。
  2. 想要更了解Salesforce,除了官網提供的說明文件,在網際網路上,很容易就可以找到更深入的討論,不論是使用Google或是Baidu。
  3. Salesforce成功故事的影片都有一個特色,不會很冗長,在Youtube上就可以觀看,而且還有個秘密,那就是照著影片去做,是會獲得成果,就這麼容易。
  4. Salesforce不只是個人名片管理(PIM),不只用於管理顧客360度資訊、方便商機擷取,她能夠做的遠勝於此。
  5. 並且,Salesforce是世界第一的軟體公司,不論是第三方調查,或者根據其營業績效與市場的地位,不只是如此,當我們接觸Salesforce,站在巨人的肩膀上,自然看的更遠。
  6. 實際上使用Salesforce幫助我自己,更有效率的管理,事實上,我所協助上線的企業顧客也是如此。
  7. Salesforce是一間美國公司,因此,應用在美國市場的開拓與顧客服務,更是得心應手。
  8. 因為容易上手,容易使用,因此對以外銷導向,中小企業為主的台灣企業,應用Salesforce是創造外匯收入的快速捷徑。
  9. 最後,Salesforce所提供的知識文件,不但清楚,而且有效好用,任何人只要花時間,仔細去閱讀,都可以直接應用於實務,即便您不是使用Salesforce CRM,這些知識文件依然對您的企業有所幫助。

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