Category Archives: CRM設定與系統管理

[Salesforce快速上手] 如何定義企業專屬的銷售階段

Salesforce CRM預設的銷售機會階段,共10個:

  • Prospecting 10%
  • Qualification 10%
  • Needs Analysis 20%
  • Value Proposition 50%
  • Id. Decision Makers 60%
  • Perception Analysis 70%
  • Proposal/Price Quote 75%
  • Negotiation/Review 90%
  • Closed Won 100%
  • Closed Lost 0%

與您企業實際的銷售階段不一樣,要如何修改?

第一步  定義您公司的銷售階段

銷售階段定義是根據不同的商業模式,例如台灣企業習慣的6步法:「機會探詢」→「需求確認」→「建議/提案」→「報價」→「合約議價」→「成交」或「掉單」。

第二步  新增銷售階段

依照第一步定義的階段名稱,進行設定,步驟是 設定 | 自訂 | 機會 | 欄位 | 階段 | 新增

依序填入銷售機會的各項資訊

新增企業專屬的銷售階段
新增企業專屬的銷售階段

第三步  刪除並取代原有的銷售階段

新定義的階段建立完成後,便可以將原有的階段刪除並取代,步驟 設定 | 自訂 | 機會 | 欄位 | 階段 | 機會階段 選項清單值 | 刪除。

刪除的第一步驟,Salesforce會詢問要將刪除的階段名稱以哪個階段取代,並自動完成設定。

重新定義企業專屬的銷售階段
重新定義企業專屬的銷售階段

CRM資料匯入的最佳實務

手上有一份顧客名單,要如何快速的匯入Salesforce CRM,這篇文件帶您從頭操作一遍。

開始之前

2個準備項目:

  1. 熟悉Excel操作,能夠熟用樞紐分析、Vlookup函數、自動篩選等功能
  2. 知道如何使用Salesforce匯入工具

第1步 欄位的定義

清楚的欄位定義,將幫助

  • 清楚顧客資料庫的結構
  • 清楚如何搜尋與收集CRM顧客資料
  • 清楚名單品質的管理
  • 建立資料的標準化,因此,將利於後續CRM分析以及顧客資料的再利用
  • 未來管理CRM變得更加容易

省略欄位定義,資料仍然可以匯入,但是後果將是

  • 不清楚主要欄位,因此資料無法正確的匯入
  • 匯入失敗,必須重新重新定義欄位
  • 有資料,資料很多,但是無法分辨,也無法處理
  • 資料匯入錯誤
  • 剛開始資料品質小亂,將來更加混亂,最後難以處理
  • 資料匯入之後再進行欄位定義的成本高於匯入前就將欄位定義清楚
  • 造成使用者混淆,不曉得該怎麼查詢、輸入與使用CRM
  • 惡夢連連,因此,第一步欄位定義需要先規範清楚

第2步 清理資料

資料如何清理

  • 重複資料要挑出,整併或刪除
  • 資料內容的規範,例如:電話號碼的格式、縣市名稱的統一規範
  • 錯字更正,例如:Saleforce –> Salesforce
  • 確認必填欄位是否有值
  • 確認唯一欄位的資料是否重複
  • 統計資料筆數

第3步 決定資料交換的格式

如何決定

  • 根據資料來源
  • 根據資料性質
  • 根據資料筆數
  • 根據要匯入的物件

注意事項

  • 使用CSV檔案作為資料交換,建議使用Unicode (UTF-8)格式,避免中文難字掉字問題

第4步 小筆數的匯入嘗試是必須的

  • 多數Salesforce CRM啟用流程自動化功能,因此需要先進行小筆數5 ~ 10筆的匯入,確保大量匯入能夠正確進行
  • 驗證規則的確認
  • 使用Sandbox環境測試匯入,確認匯入100%正確,再進入正式環境的資料匯入
  • 大量資料匯入時,可先將Trigger以及Workflow規則暫時關閉

第5步 上線使用與持續維護

  • 通知使用者匯入成功,說明如何使用
  • 設定記錄檢視與檢視規則
  • 報告與顯示面板
  • 關聯性欄位
  • 選項清單
  • 資料驗證規則
  • 重複資料整併與刪除
  • 欄位安全性與記錄類型
  • 使用者存取權限

CRM名單匯入快速入門

第一次使用Salesforce CRM,要如何快速的匯入顧客資料,這篇文件帶您快速入門。

範例介紹

現在有一份顧客名單,共100筆顧客資料,現在我們第一次使用CRM,要將名單匯入到Salesforce。

不管手上的名單長什麼樣子,它的格式必須是一份清單,共二個部分組成:欄位、資料。

清單的第一列是欄位名稱,第二列開始的每一列代表每一筆記錄,每個欄位都必須是獨立欄位,沒有欄位是合併欄位。

清單格式
清單的格式

建立自訂欄位

大多數情形在執行名單匯入開始之前,要先設定自訂欄位。

在這個範例,我們需要新增加共七個自訂欄位。

設定方式:設定 | 自訂 | 帳戶 | 欄位 | 帳戶自訂欄位和關係 | 新增

建立自訂欄位
建立自訂欄位

設定版面配置

便於管理,設定版面配置,將新增的欄位集中在一起,依序排列。

設定方式:設定 | 自訂 | 帳戶 | 頁面版面配置

設定版面配置將新增的欄位依序排列
設定版面配置將新增的欄位依序排列

執行匯入精靈

Salesforce提供資料匯入精靈,方便使用者自行從檔案匯出名單。

名單需要先儲存為CSV格式。

回到帳戶標籤,執行匯入精靈
回到帳戶標籤,執行匯入精靈

建立報表

資料匯入後,建立報告,查看匯入的結果。

這份名單是ERP大企業顧客名單,共100筆,45%企業使用SAP ERP系統,排名第一,第二名是自行開發有16筆。

建立報告
建立報告

完成

恭喜,您已經知道如何將名單匯入到Salesforce CRM。